Un dommage non relevéau retour se facture rarement.

Tavaro lit ce que vos agences produisent déjà : les photos de retour, les contrats, le planning et la messagerie d’équipe. Avant l’ouverture du comptoir, chaque agence reçoit une page qui décrit l’état de son parking et les décisions qui l’attendent.

• Votre logiciel de réservation reste en place, et rien ne s’y branche.
• Chaque retour, facture, remise en état ou incident est attribué à une personne nommée.
• Le point du matin fonctionne de la même façon pour une agence ou pour quarante, sans migration d’outil.

Du départ à la facture

Au départ, l’agent est guidé angle par angle avec son téléphone, la photo floue est refusée et le client signe : cet état des lieux fait foi. Au retour, Tavaro compare chaque photo à celle du départ sur le même angle, relève le carburant, le kilométrage, le retard et les dommages nouveaux, puis prépare la facture avec les preuves jointes. La facture est ensuite suivie jusqu’au bout : franchise, dépôt de garantie, assurance du client, contestation et ses délais, encaissement ou recours.

• L’audit commence par vingt retours, pour mesurer ce qui a été facturé et ce qui ne l’a pas été.
• Chaque poste de frais est chiffré selon votre barème et la franchise du contrat, et chaque euro porte sa photo de départ et sa photo de retour.
• L’agence valide ou refuse chaque facture, Tavaro n’en envoie aucune sans cette validation, et un dommage facturé est suivi jusqu’à son règlement.

Deux modules liés

Dès qu’un véhicule rentre, Tavaro crée la tâche d’inspection, de nettoyage et de recharge avec l’heure du prochain départ. L’entretien est placé dans les creux du planning, hors des réservations, si bien que l’atelier n’immobilise pas un véhicule attendu. Un véhicule parti chez le carrossier garde sa date de retour, et un rappel du constructeur le retire des réservations.

• Le retour crée la tâche sur la messagerie de l’équipe, avec l’heure limite.
• Le responsable est alerté dès que la remise en location risque de manquer le prochain départ.
• Chaque anomalie de retour remonte à une personne nommée.

Les incidents hors horaires

Quand un client appelle un dimanche soir pour une panne, un accident ou une clé perdue, l’assistant de Tavaro répond, ouvre le dossier et envoie la dépanneuse selon votre grille. Il prévient l’agence, puis transfère l’appel à une personne dès que la situation sort de la grille, avec l’historique de l’échange. Le dossier d’accident est ensuite suivi jusqu’au règlement.

• Le pilote couvre un seul type d’incident courant, puis s’élargit.
• Le dossier est ouvert et résumé dans votre logiciel, avec l’heure et le contrat.
• Les cas difficiles passent à une personne, qui reçoit tout le contexte.

Revente et renouvellement

Tavaro tient le dossier de chaque véhicule du premier jour à la revente : kilométrage réel, entretiens, dommages et réparations, jours d’immobilisation, amendes, revenu et valeur de revente. Il désigne ceux qui coûtent plus qu’ils ne rapportent, puis propose le moment et le canal de revente.

• Chaque véhicule est comparé à son prix de revente réel plutôt qu’à sa valeur comptable.
• La décision de vendre, de garder ou de renouveler se prend véhicule par véhicule, chiffres à l’appui.
• La direction valide chaque mise en vente, et le journal en garde la trace.